Prijava | telefon: +385 1 3655 900 | faks: +385 1 3655 550 | inem@koncar-inem.hr

Sustav za upravljanje sadržajem

/Sustav za upravljanje sadržajem
Sustav za upravljanje sadržajem 2017-02-22T13:11:27+00:00

Project Description

Sustav za upravljanje sadržajem (Enterprise Content Management) je sustav koji omogućuje upravljanje svim nestrukturiranim informacijama (sadržajima) u društvu. Svrha implementacije ovakvih sustava je:

  • sustavno uređivanje dokumenata u arhivu,
  • brz pristup dokumentima i lakše traženje (pretraživanje) dokumenata,
  • pristup dokumentima neovisno o mjestu i vremenu,
  • jednostavna razmjena i distribucija dokumenata
  • povećana sigurnost dokumenata ,
  • manji troškovi čuvanja dokumenata,

Navedeni ciljevi se postižu:

  • konverzijom papirnatih dokumenata u elektronički oblik,
  • definiranjem standardiziranih tijekova obrade dokumenata,
  • mehanizmima kontrole pristupa i verzioniranja sadržaja,
  • podrška različitim vrstama dokumenata i formata zapisa.

Rješenje za upravljanje ulaznim dokumentima

Rješenje za upravljanje ulaznom dokumentacijom je poslovno rješenje iz područja upravljanja sadržajem koje ima za cilj unaprijediti i informatizirati procese povezane s obradom ulaznih dokumenata (evidentiranje, urudžbiranje, kontrolirana distribucija, pretraživanje i arhiviranje). Pored još uvijek dominantnog papirnatog dokumenta rješenje omogućuje upravljanjem svim vrstama elektroničkih dokumenata.

Temeljna karakteristika rješenja jest njegova modularnost, čime je omogućena izgradnja sustava po mjeri svakog pojedinog korisnika. Funkcije i sadržaj pojedinog modula su slijedeće:
Modul za digitalizaciju i obuhvat papirnatih dokumenata

  • Skeniranje ulazne dokumentacije te pohrana u elektroničkom formatu; originalni tiskani dokument arhivira se i ne sudjeluje u daljnjem procesu obrade.
  • Obuhvat atributa koji opisuju ulazni dokument, a koriste se kasnije kod pretraživanja i upravljanja tijekom radnih postupaka. Obuhvat se može potpuno ili djelomično automatizirati OCR postupkom pri čemu stupanj automatizacije zavisi o stupnju strukturiranosti ulaznog dokumenta.
  • Automatska pohrana elektroničkog zapisa ulaznog papirnatog dokumenta zajedno s pripadnim atributima u centralno skladište (repozitorij) sadržaja i pokretanje definiranog procesa upravljanja tijekom radnih postupaka završna je aktivnost modula za digitalizaciju i obuhvat.

Za više informacija o ICT rješenjima, javite se na ict-rjesenja@koncar-inem.hr

Upravljanje ulaznim računima

Poslovni zahtjevi i ciljevi

  • Klasičan proces obrade ulaznih računa učiniti upravljivim na način da je u svakom trenutku poznato u kojoj je fazi proces obrade računa.
  • Standardizirati proces obrade ulaznog računa putem unaprijed definiranog plana obrade, omogućivši razne scenarije u zavisnosti o vrsti računa i iznosu računa.
  • Primijeniti sustav autoriziranosti i prava pristupa povjerljivim informacijama.
  • Ubrzati proces obrade računa primjenom elektroničke distribucije u realnom vremenu.

Podržani procesi
Tipični proces obrade ulaznih računa prezentiran dijagramom poslovnog tijeka tipičnim koracima obrade

1. Zaprimanje ulazne dokumentacije
Jedinstveni urudžbeni broj realiziran je označavanjem računa barkod naljepnicom kao jedinstvenom oznakom dokumenta.

2. Skeniranje ulaznih računa
Razvrstavanje dokumenata po određenim grupama (ulazni računi, strukturirani obrasci, upiti, poslovni dopisi, ostalo) zbog automatizacije obuhvata atributa i različitih tijekova obrade.
Automatski obuhvat atributa u fazi skeniranja (bar kod naljepnica, strukturirani i polu strukturirani obrasci) ili ručni obuhvat atributa.
Automatsko formiranje predmeta u sustavu za upravljanje sadržaja s pripadnim atributima.
Pokretanje procesa obrade određenog planom obrade

3. Razmjena podataka s poslovnom aplikacijom (ERP)
Kad skeniranje računa prethodi unosu u ERP, obuhvaćeni podaci (urudžbeni broj, datum, naziv dobavljača, iznos i dr.) se predaju ERP aplikaciji.
U slučaju procesa obrade kod kojeg prethodi unos računa u ERP, sustav za upravljanje preuzima podatke iz ERP aplikacije.

4. Skeniranje i obuhvat dostavnica
Skeniranje dostavnice i obuhvat atributa pri prijemu robe na skladište uključivši razmjenu podataka između poslovne aplikacije (ERP) na isti način kao i kod skeniranja i obuhvata podataka ulaznih računa.

5. Obrada računa, uparivanje računa i dostavnica
Pregled radne lista korisnika ili grupe korisnika određene planom obrade te uvid u predmete za obradu.
Proces obrade računa (pronalaženje i dodavanje odgovarajuće dostavnice u predmet računa, kao i drugih relevantnih dokumenata) za odobrenje računa.
Prosljeđivanje predmeta slijedećem korisniku predviđenom planu obrade, pri čemu se u svakom trenutku prati kretanje predmeta i bilježe sve akcije nad predmetom.

6. Odobrenja računa i plaćanje
Po ispunjenju svih uvjeta definiranim planom obrade ulaznih računa, račun je moguće odobriti i proslijediti na knjiženje i plaćanje. Odobrenje može biti u obliku digitalno potpisanog elektroničkog obrasca ili pak faksimila potpisa na slici računa sve u zavisnosti o vrijednosti računa, vrsti troška uvjetovano aktima interne organizacije.

Odobreni računi prosljeđuju se na radnu listu za plaćanje, gdje se odabirom pojedinog predmeta računa ili grupe predmeta generira datoteka naloga za plaćanja prema poslovnoj banci uz istovremeno arhiviranje predmeta računa te razmjenu informacija s poslovnom aplikacijom o zadanim nalozima za plaćanje.

Alternativno se proces zadavanja naloga za plaćanje može inicirati i iz ERP-a pri čemu je pri odabiru računa u ERP-u sad moguće vidjeti i sliku računa iz sustava za upravljanje sadržajem. Plaćanjem računa se proces obrade završava i predmeti se automatski arhiviraju.

7. Pretraživanje i uvid u tijek obrade
Svi korisnici koji imaju prava vidjeti određeni predmet odnosno račun mogu u svakoj fazi obrade predmeta pretraživati prema vrijednostima atributa predmeta. Rezultat pretraživanja, moguće je dodatno sortirati po pojedinom atributu. Dodjeljivanje prava dostupa do sadržaja je dinamičko, što znači da je uz izuzetak korisnika s posebnim ovlaštenjem, određeni sadržaj na raspolaganju određenom korisniku samo onda ako mu se taj sadržaj proslijedi.
Tijekom procesa obrade moguće je dobiti za svaki predmet uvid u tijek obrade s podacima o točnim vremenima i korisnicima koji su sudjelovali u procesu.

 

Za više informacija o ICT rješenjima, javite se na ict-rjesenja@koncar-inem.hr

Project Details